Accord de traitement des données (DPA)

Ceci est le modèle qu’AVD Labs propose à chaque client. La version signée avec chaque client fait partie de son contrat et prévaut sur cette page.

1. Parties et objet

L’Entreprise (responsable du traitement) charge AVD Labs LLC (sous-traitant), société de Floride, États-Unis, dont le siège est au 1127 Royal Palm Beach Blvd, Ste 183, Royal Palm Beach, FL 33411, de traiter des données personnelles pour son compte via Kenavia, dans le seul but de fournir le service souscrit : créer, diffuser et attester des programmes de formation pour le personnel de l’Entreprise.

2. Durée

Tant que le service est en vigueur. À la fin, AVD Labs restitue les données de l’Entreprise (export depuis la plateforme) et les supprime ou les anonymise dans les délais de sa politique de conservation, sauf ce que la loi impose de conserver.

3. Données et personnes concernées

Catégories de personnes concernées : salariés et collaborateurs de l’Entreprise, formateurs et administrateurs qu’elle désigne, et personnes figurant dans les documents que l’Entreprise fournit. Catégories de données : identification et coordonnées professionnelles, fonction et service, identifiants d’accès, historique de formation (affectations, progression, notes, attestations, points), comptes rendus de missions sur le terrain et, lorsque l’Entreprise active ces fonctions, enregistrements vocaux, transcriptions et conversations avec les conseillers virtuels. Aucune donnée de paiement de personnes physiques n’est traitée.

4. Obligations d’AVD Labs

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée de l’Entreprise, à savoir le présent accord, les conditions du service et la configuration que l’Entreprise définit dans la plateforme.
• Veiller à ce que les personnes ayant accès aux données soient tenues à la confidentialité.
• Appliquer des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement en transit et au repos, cloisonnement par entreprise, contrôle d’accès par rôle, authentification à deux facteurs disponible, journalisation d’audit, sauvegardes chiffrées avec restaurations testées, et procédure de réponse aux incidents.
• Ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs figurant sur la liste qu’AVD Labs remet à l’Entreprise en annexe du présent accord, sous des contrats imposant les mêmes obligations, et informer l’Entreprise de tout changement avec un préavis de trente jours, avec droit d’objection.
• Aider l’Entreprise à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition) : la plateforme propose l’export et la clôture du compte depuis le compte de chaque personne, et la modification depuis l’administration.
• Notifier à l’Entreprise, dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après en avoir eu connaissance, toute violation de données personnelles, avec les informations disponibles pour que l’Entreprise puisse remplir sa propre obligation de notification.
• Aider l’Entreprise dans les analyses d’impact et les consultations de l’autorité lorsque le traitement l’exige.
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer la conformité et permettre des audits raisonnables, avec préavis et sans accès aux données d’autres entreprises.
• Informer l’Entreprise si, à son avis, une instruction enfreint le droit de la protection des données.

5. Transferts internationaux

Le service est fourni depuis les États-Unis. Lorsque l’Entreprise est soumise au Règlement général sur la protection des données, le présent accord intègre les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (décision 2021/914, module deux, responsable du traitement vers sous-traitant), et AVD Labs maintient un mécanisme de transfert valide avec chaque sous-traitant ultérieur. Pour la loi 8968 du Costa Rica, le présent accord est le contrat qui garantit le niveau de protection requis.

6. Obligations de l’Entreprise

L’Entreprise garantit qu’elle dispose d’une base légale pour traiter les données de son personnel et pour fournir les documents et enregistrements qu’elle dépose dans Kenavia, qu’elle informe ses équipes de l’utilisation de la plateforme, et que ses instructions respectent la loi.

7. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages causés par le manquement à ses obligations au titre du présent accord et du droit applicable, dans les conditions du contrat principal.

8. Comment signer

Écrivez à [email protected] en indiquant votre entreprise et le signataire ; nous vous enverrons l’accord complété pour signature électronique. Une fois signé, il devient une annexe de votre contrat.

Ceci est une traduction de courtoisie. La version espagnole de ce document fait foi ; en cas de divergence, le texte espagnol prévaut.