Acuerdo de encargo de tratamiento (DPA)

Este es el modelo que AVD Labs ofrece a toda empresa cliente. La versión firmada con cada cliente forma parte de su contrato y prevalece sobre esta página.

1. Partes y objeto

La Empresa (responsable del tratamiento) contrata a AVD Labs LLC (encargado), sociedad de Florida, Estados Unidos, con domicilio en 1127 Royal Palm Beach Blvd, Ste 183, Royal Palm Beach, FL 33411, para que trate datos personales por su cuenta a través de Kenavia, con el único fin de prestar el servicio contratado: crear, impartir y acreditar programas de formación para el personal de la Empresa.

2. Duración

Mientras esté vigente el servicio. Al terminar, AVD Labs devuelve a la Empresa sus datos (exportación de la plataforma) y los elimina o anonimiza en los plazos de su política de retención, salvo lo que la ley obligue a conservar.

3. Datos y personas

Categorías de personas: empleados y colaboradores de la Empresa, instructores y administradores designados por ella, y personas que aparezcan en los documentos que la Empresa aporta. Categorías de datos: identificación y contacto laboral, puesto y área, credenciales de acceso, expediente de formación (asignaciones, avance, notas, certificados, puntos), reportes de práctica en el puesto, y —cuando la Empresa activa esas funciones— grabaciones de voz, transcripciones y conversaciones con asesores virtuales. No se tratan datos de pago de las personas.

4. Obligaciones de AVD Labs

• Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas de la Empresa, que son este acuerdo, los términos del servicio y la configuración que la Empresa hace en la plataforma.
• Garantizar que quienes acceden a los datos están obligados a confidencialidad.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas: cifrado en tránsito y en reposo, aislamiento por empresa, control de acceso por rol, segundo factor de autenticación disponible, registro de auditoría, copias de seguridad cifradas con restauración probada, y un procedimiento de respuesta ante incidentes.
• Recurrir solo a los subencargados de la lista que AVD Labs entrega a la Empresa como anexo de este acuerdo, bajo contratos que impongan las mismas obligaciones, y avisar a la Empresa con treinta días de antelación de cualquier cambio, con derecho de oposición.
• Ayudar a la Empresa a atender los derechos de las personas (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición): la plataforma ofrece exportación y baja desde la cuenta de cada persona y edición desde la administración.
• Notificar a la Empresa sin dilación indebida, y a más tardar en cuarenta y ocho horas desde que tenga constancia, toda violación de la seguridad de los datos personales, con la información disponible para que la Empresa pueda cumplir su propia obligación de notificación.
• Ayudar a la Empresa en sus evaluaciones de impacto y consultas a la autoridad cuando el tratamiento lo requiera.
• Poner a disposición de la Empresa la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables, previo aviso y sin acceso a datos de otras empresas.
• Informar a la Empresa si una instrucción, a su juicio, infringe la normativa de protección de datos.

5. Transferencias internacionales

El servicio se presta desde Estados Unidos. Cuando la Empresa esté sujeta al Reglamento General de Protección de Datos, este acuerdo incorpora las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914, módulo 2, responsable a encargado), y AVD Labs mantiene con cada subencargado un mecanismo válido de transferencia. Para la Ley 8968 de Costa Rica, este acuerdo constituye el contrato que garantiza el nivel de protección exigido.

6. Obligaciones de la Empresa

La Empresa garantiza que tiene base legítima para tratar los datos de su personal y para aportar los documentos y grabaciones que sube a Kenavia, que informa a sus personas del uso de la plataforma, y que sus instrucciones cumplen la ley.

7. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños causados por el incumplimiento de sus obligaciones bajo este acuerdo y la normativa aplicable, en los términos del contrato principal.

8. Cómo se firma

Escriba a [email protected] indicando su empresa y la persona que firma; le enviamos el acuerdo con los datos completos para firma electrónica. Firmado, pasa a ser anexo de su contrato.